„Důvěřuj, ale prověřuj“ – v podnikání stále platí

Štítky: podnikání, zkušenosti s podnikáním

Mnoho podnikatelů utrpí škody na majetku i na dobré pověsti své firmy kvůli nepoctivosti vlastních zaměstnanců. Příležitost dělá zloděje a nepoctivci, kteří každou příležitost ochotně využijí, se najdou všude. Ale i majitelé firem mají někdy na nekalém chování svých zaměstnanců svůj podíl, když podcení přesná pravidla a důslednou kontrolu. A protože pořádek dělá přátele, je dobré stanovit všem jasné mantinely včas, hned při uzavírání pracovní smlouvy.

Nejčastějším deliktem zaměstnanců bývá zpronevěra majetku, ale často také dochází k poškozování firmy a její pověsti a k neoprávněnému obohacování zaměstnanců při výběrových řízeních. V poslední době se stalo častým prohřeškem také zneužívání firemní výpočetní techniky k privátním účelům.

Jak se tedy může majitel firmy chránit proti rozkrádání, podvodům a jiným přečinům, jimiž jeho zaměstnanci mohou jeho firmu poškodit?
Především je nutno předem stanovit jednoznačná pravidla firemního chování pro zásadní oblasti provozu firmy: pro uzavírání smluv, pro výběrová řízení, pro placení účtů a zacházení s firemním majetkem. Je možno například stanovit schvalovací limity na nákup zboží a služeb nebo omezit nákupy v hotovosti. Je také vhodné předem určit režim využití firemních počítačů. Pokud nejsou taková pravidla vymezena, může to vést snadno ke zneužívání firemního majetku.

Přesto, že v menších firmách může panovat vzájemná důvěra, je nutno provádět důsledné kontroly a nespoléhat úplně na loajalitu zaměstnanců. Nevyplácí se například kumulovat z úsporných důvodů do rukou jednoho člověka funkce pokladního a účetního. Pokladní spravuje pokladnu, proplácí zaměstnancům doklady, vybírá a ukládá peníze do banky, vede-li tentýž zaměstnanec zároveň účetnictví, je pro něj velmi snadné některé doklady proplatit dvakrát. Napoprvé se to může stát i omylem. Pokud se na to z důvodu liknavé nebo neexistující kontroly nepřijde, může to příště opakovat už záměrně. Šetření na nepravém místě se tedy nevyplácí.

Pro šéfa je nanejvýš vhodné důsledně a trvale sledovat finanční toky.

Podvody se dějí také při výběrových řízeních, i to je cesta, jak se nepoctiví zaměstnanci obohacují na úkor firmy. Podplácení zaměstnanců ze strany dodavatelů a ovlivňování výsledků tendrů však může firmě způsobit nejenom finanční škodu, ale také může významně poškodit dobré jméno firmy v očích dalších obchodních partnerů i konkurence, budoucích klientů i dodavatelů.

Podvody se dějí také při výběrových řízeních, i to je cesta, jak se nepoctiví zaměstnanci obohacují na úkor firmy. Vyberou-li dodavatele, který jim dá úplatek, ale přitom jeho nabídka není pro firmu nejvýhodnější, firma významně prodělá. Podplácení zaměstnanců ze strany dodavatelů a ovlivňování výsledků tendrů však může firmě způsobit nejenom finanční škodu, ale také může významně poškodit dobré jméno firmy v očích dalších obchodních partnerů i konkurence, budoucích klientů i dodavatelů.

Jasně vymezená a oboustranně důsledně dodržovaná pravidla snadněji ve firmě nastolí atmosféru vzájemné důvěry mezi zaměstnavatelem a zaměstnanci. Ve spolupráci se zaměstnanci lze pak lépe eliminovat procesní chyby v důležitých oblastech.

Především však majitelé firem musí optimalizovat a zefektivnit vnitřní kontroly, které mohou pomoci ochránit firemní majetek.